Privacyverklaring Van Rhijn notarissen

Versie 17 april 2019

Van Rhijn notarissen respecteert uw privacy en gaat volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om met uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring informeert Van Rhijn notarissen u over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en wat uw rechten zijn.

 

Van Rhijn notarissen is aan te merken als de verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens in de zin van de AVG.

 

Rechten van betrokkenen

Als eigenaar van uw persoonsgegevens (betrokkene) heeft u volgens de privacywetgeving bepaalde rechten. Verzoeken hiertoe kunt u richten aan de Privacy Officer van Van Rhijn notarissen via elings@vanrhijnnotarissen.nl of via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. In deze privacyverklaring staan deze rechten beschreven

 

Datalekken

Indien u van mening bent dat er persoonsgegevens van cliënten of medewerkers van Van Rhijn notarissen voor onbevoegden toegankelijk zijn of u hiervan een vermoeden heeft vragen wij u dit direct te melden via elings@vanrhijnnotarissen.nl of via telefoon 030-6920866. Vermeld daarbij altijd een telefoonnummer waarop u bereikbaar bent. De procedure voor het analyseren, oplossen en eventueel melden bij de AP van het data-incident treedt dan in werking.

 

Onze contactgegevens

Voor alle (overige) vragen en opmerkingen, kunt u contact opnemen via:

Naam kantoor: Van Rhijn notarissen
Adres: 2^e Dorpsstraat 58
Postcode/Plaats: 3701 AB Zeist
Contactpersoon: mr. M.M. Elings- van Hooidonk
E-mailadres: elings@vanrhijnnotarissen.nl
Tel.nr.: 030-6920866

 

 

Cookies

Via onze websites kunnen wij gebruik maken van cookies, eenvoudige kleine bestandjes die door uw browser worden opgeslagen op uw computer. U kunt uw browser zo instellen dat u tijdens uw bezoek aan onze websites geen cookies ontvangt. In dat geval kan het echter gebeuren dat u geen gebruik kunt maken van alle mogelijkheden van onze websites.

 

Hyperlinks

Onze websites bevatten hyperlinks naar websites van derden. Van Rhijn notarissen is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en is evenmin verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op deze websites.

 

Wijzigingen

Van Rhijn notarissen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring. Wij adviseren u daarom regelmatig de Privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen. Meer informatie is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven;
• in het kader van een sollicitatieprocedure.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.

 

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht in het kader van onze notariële dienstverlening.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

Verwerkingsactiviteit	Doel	Grondslag
1. Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. passeren en bewaren van notariële akten	Passeren van notariële akten	Wettelijke verplichting
2. Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossier)	Passeren van notariële akten	Wettelijke verplichting
3. Verstrekken d.m.v. doorzending: concepten en dossierstukken aan derden met toestemming cliënt	Informeren derden op verzoek van Cliënt	Toestemming
4. Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap	Uitvoeren opdracht Cliënt	Uitvoering overeenkomst
5. Verstrekken door middel van doorzending t.b.v. de wettelijk verplichte inschrijving van gegevens of akten in register	Kenbaarheid	Wettelijke verplichting
6. Verstrekken door middel van doorzending t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in Centraal Levenstestamenten Register (CLTR)	Kenbaarheid	Toestemming
7. Vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen	Bevestigen echtheid handtekening op verzoek	Uitvoering overeenkomst
8. Verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie t.b.v. acquisitie, nieuwsbrieven en andere vormen van marketing	Marketing en acquisitie	Toestemming

 

 

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster, het Handelsregister en het Huwelijksgoederenregister.
• Basisregistratie Personen (BRP) als u een partij bent in een akte of document of als u bestuurder bent van een rechtspersoon die partij is in een (onderhandse) akte.
• Centraal Testamentenregister (CTR) en Centraal Levenstestamentenregister (CLTR).
• Makelaar, hypotheekadviseur, accountant, advocaat of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent en/of in verband met de aan ons verstrekte opdracht.
• Bank of andere financiële instelling.
• Schenker, testateur of begiftigde.
• Uw contractpartij.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• KNB (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie).
• Kadaster.
• Rechtbank (huwelijksgoederenregister, boedelregister).
• Belastingdienst (overdrachtsbelasting en erf- en schenkbelasting).
• Kamer van Koophandel.
• Verwijzers (makelaar, accountant, hypotheekadviseur, advocaat, enzovoort).
• ECH/Stater (voor hypothecaire informatie).
• Uw contractspartij(en).
• Door u en/of door uw contractspartij(en) ingeschakelde tussenpersonen/adviseurs
• Centraal Testamentenregister (CTR) en Centraal Levenstestamentenregister (CLTR).

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie, tenzij u ons hiervoor toestemming heeft verleend.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

 

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via bovengenoemde contactgegevens. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.