Je hebt een goed lopende onderneming. Maar wat gebeurt er als jij door een ongeluk of acute ziekte plotseling geen besluiten meer kan nemen over jouw bedrijf? Wie kan er namens jou de verplichtingen van je bedrijf nakomen? En wie neemt er strategische besluiten? Dit is een situatie waar je liever niet over nadenkt, maar die ons allemaal kan overkomen.
Maak een noodplan!
Als jij kortere tijd uitvalt, zorgt je personeel hoogstwaarschijnlijk de eerste weken dat alles wordt geregeld. De zaak gaat open en sluit weer, bestellingen worden geplaatst en er wordt geleverd. Om jouw personeel op weg te helpen, doe je er verstandig aan om een noodplan te maken. Hierin vinden ze terug wie de sleutels van de winkel heeft, wie ze kunnen bellen als de website uit de lucht is, wie de contactpersonen bij de leveranciers zijn en wie het geldverkeer regelt. Zorg ervoor dat je personeel dit noodplan kan vinden!
Langere tijd uitgeschakeld
Als je echter langere tijd uitvalt, gaan er complexere dingen spelen: Kunnen salarissen en facturen zonder jouw toestemming worden uitbetaald? Kunnen er voorraden besteld worden? Kan de BTW-aangifte worden gedaan zonder jouw tussenkomst? Kunnen de jaarstukken getekend worden?
Niemand binnen je bedrijf is automatisch bevoegd om dit soort zaken te regelen. Mocht jou iets overkomen, dan kan je echtgenoot of zakenpartner via de kantonrechter het bewind over je bedrijf aanvragen. Het duurt echter een maand of drie voordat dit is geregeld. In sommige branches is drie maanden wachttijd te lang om het bedrijf gezond te houden. Heb je een winkel en kun je drie maanden de voorraad niet aanvullen of rekeningen voldoen, dan ga je al snel failliet.
Levenstestament
De wettelijke route is dus niet optimaal. Gelukkig is er een alternatief: als ondernemer kun je een levenstestament afsluiten. Je geeft daarmee volmacht voor het geval je bij leven (tijdelijk) niet in staat bent om je zaken te regelen. Degene die jouw volmacht krijgt, kan jouw zaken gaan regelen vanaf het moment dat jij dat zelf niet meer kunt.
Bij het opstellen van een levenstestament ga je samen met de notaris een checklist na waarin alle mogelijke vragen over jouw onderneming aan de orde komen, zoals:
- Geldt jouw volmacht voor jouw onderneming of ook privé?
- Geef je je je volmacht aan één of meerdere personen?
- Wil je bij moeilijke besluiten (de verkoop van je zaak) dat er meerdere mensen bij het besluit worden betrokken?
- Wil je een toezichthouder aanstellen?
- Ook bespreek je met de notaris hoe jij de toekomst van je bedrijf voor ogen ziet. Wil je bijvoorbeeld dat jouw kinderen het bedrijf overnemen? Dan weet de gevolmachtigde dat jouw bedrijf moet blijven bestaan tot jouw kinderen volwassen zijn. Sta je open voor overname van je bedrijf door concurrenten? Dan kun je aangeven wie van jouw concurrenten de voorkeur geniet.
Wie wordt jouw gevolmachtigde?
Veel mensen zijn geneigd om hun accountant aan te wijzen als hun gevolmachtigde. Hij heeft immers verstand van de cijfers. Zeker als je een bedrijf hebt met meerdere ondernemers, is dit geen verstandige beslissing. Er is dan op zijn minst de schijn van belangenverstrengeling: de accountant is in deze situatie immers niet alleen jouw vertegenwoordiger, maar ook die van jouw compagnon(s).
Levenstestament afsluiten?
Als je een levenstestament hebt gemaakt, mag jouw gevolmachtigde vanaf dag 1 van jouw uitval namens jou de verplichtingen van jouw bedrijf nakomen. Hierdoor kan je bedrijf ook tijdens jouw afwezigheid gezond blijven. Wil je meer informatie over het afsluiten van een levenstestament, neem dan contact op met Marjolein Elings (030 693 86 19 of elings@vanrhijnnotarissen.nl) van Van Rhijn notarissen.
